Privacy- & Cookiebeleid

1. Wie zijn wij

Deze website wordt beheerd door Smoothware OÜ (hierna: Smoothware), registrikood 17596037, gevestigd aan Sepapaja tn 6, 15551 Tallinn, Estland. Smoothware is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website worden verzameld. Vragen over dit beleid stel je via info@smoothware.io.

2. Welke gegevens, waarvoor en op welke grondslag

• Contact- en offerteaanvragen (naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en je bericht): om je vraag te beantwoorden en een offerte te maken. Grondslag: maatregelen op jouw verzoek voordat een overeenkomst wordt gesloten, en ons gerechtvaardigd belang om op vragen te reageren.
• Klanten (contact- en factuurgegevens, afspraken en correspondentie): om de overeenkomst uit te voeren en te factureren. Grondslag: de overeenkomst en onze wettelijke administratieplicht.
• De chatassistent (wat je in de chat typt): om je vraag direct te beantwoorden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang. Typ in de chat geen gevoelige gegevens.
• Bezoekstatistieken zonder cookies (Plausible): telt bezoeken zonder cookies en zonder je IP-adres op te slaan, dus zonder persoonsgegevens. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de website te verbeteren.
• Google Analytics: alleen als je cookies accepteert. Grondslag: jouw toestemming, die je altijd kunt intrekken.
• Spamcontrole op formulieren (Cloudflare Turnstile): controleert of een formulier door een mens wordt verstuurd, met je IP-adres en technische browsergegevens. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om misbruik te voorkomen.

Wij verkopen je gegevens nooit aan derden en nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen.

3. Cookies

Functionele cookies zijn nodig om de website te laten werken, zoals het onthouden van je cookiekeuze en de beveiliging van formulieren. Analytische cookies van Google Analytics plaatsen we alleen na jouw toestemming. Je trekt die in door de cookies in je browser te verwijderen; je krijgt dan opnieuw de keuze.

4. Wie ontvangen je gegevens

Wij schakelen deze bedrijven in. Met elk van hen hebben we afspraken over de beveiliging en het gebruik van je gegevens.

• Hetzner Online GmbH: servers, database en opslag van bestanden. Duitsland (EU).
• Resend, Inc.: het versturen van e-mail, zoals je aanvraag naar ons team. EU-regio (Ierland).
• Plausible Insights OÜ: bezoekstatistieken zonder cookies. EU.
• Google Ireland Ltd.: Google Analytics (alleen na toestemming) en de profielfoto's bij de Google-reviews op de site. Ierland (EU).
• Cloudflare, Inc.: spamcontrole op formulieren.
• Smoothbot: onze eigen chatassistent, gebouwd en beheerd door Smoothware. EU.
• WhatsApp Ireland Ltd.: alleen als je zelf op een WhatsApp-knop klikt en ons een bericht stuurt.

5. Gegevens buiten de EU

Resend, Cloudflare, Google en WhatsApp horen bij bedrijven in de Verenigde Staten. Komen je gegevens daardoor buiten de EU, dan gebeurt dat onder het EU-VS Data Privacy Framework of met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Bewaartermijnen

• Contact- en offerteaanvragen en chatgesprekken: tot 2 jaar na het laatste contact, als er geen opdracht van komt.
• Klantgegevens en facturen: 7 jaar, omdat de wet ons verplicht onze administratie zo lang te bewaren.
• Google Analytics: maximaal 14 maanden.
• Plausible bewaart geen persoonsgegevens.

7. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, en je gegevens in een gangbaar bestand te ontvangen. Gaf je toestemming, dan kun je die altijd intrekken. Stuur je verzoek naar info@smoothware.io; we reageren binnen een maand.

8. Een klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland, of bij de Estse toezichthouder, de Andmekaitse Inspektsioon.

9. Contact

Vragen over dit beleid? Neem contact op via info@smoothware.io of Sepapaja tn 6, 15551 Tallinn, Estland.