AI-automatisering en AI agents op maat

AI-automatisering voor het mkb

In het mkb komt het terugkerende werk vaak bij een paar mensen terecht: offertes maken, e-mails beantwoorden, de telefoon opnemen, de planning bijhouden en leads opvolgen. Juist dat werk kun je aan AI overlaten. We beginnen niet met de techniek maar met je processen: waar gaat de meeste tijd naartoe, en wat levert automatiseren daar op? Zo kies je één proces waar de winst meetbaar is, bijvoorbeeld in uren per week, en bouw je van daaruit verder. Meer weten over de automatisering van bedrijfsprocessen? Lees onze gids.

Wat je met AI kunt automatiseren

• Klantvragen beantwoorden: een AI-assistent op je website of in WhatsApp die vragen beantwoordt vanuit jouw informatie en afspraken inplant, zoals Smoothbot. Lees hoe we een AI chatbot laten maken.
• De telefoon opnemen: een AI-telefoniste die opneemt, vragen beantwoordt, afspraken inplant en doorverbindt, met ons eigen platform Dialupy.
• E-mails en documenten verwerken: berichten, aanvragen, facturen of formulieren lezen, sorteren en de gegevens op de juiste plek zetten, met een conceptantwoord dat je alleen nog nakijkt.
• Offertes en leads opvolgen: aanvragen kwalificeren, een offerte voorbereiden en herinneringen sturen als iemand nog niet heeft gereageerd.
• Rapportages en samenvattingen: cijfers uit je systemen verzamelen en gesprekken of documenten samenvatten.
• AI agents: een agent die een hele taak zelfstandig uitvoert in je systemen, met duidelijke grenzen. Lees hoe we een AI agent laten maken.

Zo ziet dat er in de praktijk uit

• Een installatiebedrijf laat de AI-telefoniste opnemen als iedereen op de bouwplaats staat. Storingen worden meteen vastgelegd met adres en omschrijving, en een offerteaanvraag komt als afspraak in de agenda.
• Een webshop laat de chatbot vragen over levertijd, retourneren en de status van een bestelling beantwoorden, en zet alleen de lastige vragen door naar het team.
• Een dienstverlener laat AI binnenkomende aanvragen per mail lezen, de gegevens in het CRM zetten en een conceptantwoord klaarzetten dat een medewerker alleen nog verstuurt.

Vaste regels of AI?

Niet alles hoeft AI te zijn. Klassieke automatisering werkt met vaste regels: als er een formulier binnenkomt, maak dan een klant aan en stuur een bevestiging. Dat is betrouwbaar en voorspelbaar. AI is nodig waar interpretatie nodig is: een e-mail begrijpen, de vraag achter een bericht herkennen of een antwoord formuleren. De beste oplossingen combineren die twee: AI begrijpt wat er binnenkomt, vaste regels zorgen dat het op de juiste plek terechtkomt. Bij taken waar een fout gevoelig ligt, controleert een medewerker het resultaat voordat het de deur uitgaat.

Zo pakken we het aan

1. AI-scan: we brengen in kaart welke taken steeds terugkomen en hoeveel tijd ze kosten.
2. Eén proces kiezen: we beginnen waar de winst het grootst en het best meetbaar is.
3. Bouwen en testen: met echte voorbeelden uit jouw praktijk, zodat je ziet hoe de AI met jouw berichten en documenten omgaat.
4. Live, met controle: je team houdt zicht op wat de AI doet en kan ingrijpen.
5. Meten en uitbreiden: werkt het, dan pakken we het volgende proces aan.

Veilig en in jouw omgeving

We koppelen AI aan de tools die je al gebruikt, via een API, zodat je niet hoeft over te stappen. Vooraf bespreken we welke gegevens naar een AI-dienst gaan, wat die dienst ermee doet en wie erbij kan, en leggen we dat vast. Persoonsgegevens behandelen we volgens de AVG. Lees meer over veiligheid, data en eigendom.

Onze eigen AI-producten draaien elke dag

We bouwen AI niet alleen voor klanten. Dialupy neemt onze eigen telefoon op en plant afspraken in, Smoothbot helpt bezoekers op websites en in WhatsApp, en Smoothfunnels maakt van een briefing SEO-landingspagina's. Wat we je adviseren, gebruiken we zelf.

Wat kost AI-automatisering?

Dat hangt af van het proces, het aantal koppelingen met je systemen, hoeveel berichten, gesprekken of documenten er verwerkt worden en hoeveel controle er nodig is. Na de kennismaking krijg je een vaste prijs vooraf. Lees wat de prijs bepaalt in wat kost software, een website of AI laten maken?