Software koppelen via een API: CRM, Mollie, Exact, AFAS en Shopify

Dit artikel is voor bedrijven die met meerdere systemen werken en merken dat gegevens dubbel worden ingevoerd: een bestelling in de webshop, dezelfde klant in het CRM, de factuur nog eens in de boekhouding. Het korte antwoord: in de meeste gevallen kun je die systemen koppelen, via een API.

Een API is een afgesproken manier waarop twee systemen gegevens met elkaar uitwisselen. Hieronder lees je wat er mogelijk is, waar je op moet letten bij bekende pakketten en wat de prijs van een koppeling bepaalt.

Kan ik mijn CRM koppelen aan mijn website?

Ja, in de meeste gevallen kan dat. Een contactformulier, offerteaanvraag of nieuwsbriefinschrijving op je website komt dan direct als lead of contactpersoon in je CRM terecht, in plaats van in een mailbox waar iemand het moet overtypen.

Het kan ook andersom: gegevens uit je CRM tonen op je website, bijvoorbeeld in een klantportaal waar klanten hun eigen gegevens of lopende aanvragen zien.

Waar je op let:

• Heeft je CRM een API? De meeste moderne CRM-systemen hebben er een, maar niet elk abonnement geeft er toegang toe.
• Welke velden zijn er? De gegevens uit je formulier moeten ergens in het CRM passen.
• Wat als het CRM even niet bereikbaar is? Een goede koppeling zet de aanvraag tijdelijk in een wachtrij en probeert het later opnieuw, zodat er geen aanvragen verloren gaan.

Kunnen jullie API's bouwen?

Ja. Een eigen API bouwen we als onderdeel van maatwerk software, bijvoorbeeld met Laravel, Nest.js of Go. Je hebt een eigen API nodig als andere systemen gegevens uit jouw software moeten ophalen of erin moeten zetten. Denk aan:

• een mobiele app die met je systeem praat;
• partners of leveranciers die automatisch gegevens bij je ophalen;
• een website en een backoffice die dezelfde gegevens gebruiken.

Een goede API is meer dan een paar adressen waar je gegevens kunt opvragen. Hij heeft:

• authenticatie, zodat alleen bekende systemen toegang hebben;
• rechten per gebruiker of systeem, zodat niemand meer ziet dan nodig;
• limieten op het aantal verzoeken, tegen misbruik en overbelasting;
• duidelijke documentatie voor wie ermee moet werken;
• logging, zodat je kunt zien wat er is opgevraagd en gewijzigd;
• versies, zodat bestaande koppelingen niet breken als de API verandert.

Kunnen jullie mijn bestaande software koppelen?

Meestal wel. Of en hoe hangt af van wat je bestaande software aanbiedt. Er zijn grofweg vier routes:

1. Via een API: de netste manier. Gegevens gaan direct en gecontroleerd heen en weer.
2. Via webhooks: het systeem stuurt zelf een melding als er iets verandert, bijvoorbeeld bij een nieuwe bestelling.
3. Via bestanden: op vaste momenten een export en import, bijvoorbeeld in CSV of XML. Minder direct, maar soms de enige optie.
4. Via de database: rechtstreeks gegevens lezen of schrijven. Dit kan, maar vraagt voorzichtigheid, omdat je buiten de regels van de software om werkt.

Soms moet de leverancier van je software de API eerst activeren, of hoort daar een apart abonnement bij. Dat is goed om vooraf uit te zoeken. Is je software zo oud dat koppelen niet goed lukt, lees dan ook ons artikel over bestaande software overnemen of moderniseren.

Kan ik Mollie koppelen?

Ja, Mollie heeft een API voor online betalingen, en koppelen is daardoor in de meeste gevallen goed mogelijk. Een typische koppeling werkt zo: je website of systeem start een betaling, de klant rekent af met de betaalmethode van zijn keuze, en daarna krijgt je systeem een melding van Mollie met de nieuwe status, zodat een bestelling of factuur automatisch op betaald komt te staan.

Voor bekende webshopplatforms bestaan kant-en-klare Mollie-plugins. Maatwerk is vooral nodig als je betalingen wilt verwerken in je eigen software, of als je iets specifieks wilt, zoals terugkerende betalingen gekoppeld aan je eigen klantadministratie.

Aandachtspunten:

• controleer de betaalstatus altijd via de server en vertrouw niet alleen op de terugkeer van de klant naar je website;
• test eerst in de testmodus van Mollie;
• denk vooraf na over terugbetalingen en mislukte of verlopen betalingen.

Kan ik Exact Online koppelen?

Ja, Exact Online heeft een API, dus koppelen is in de meeste gevallen mogelijk. Veelvoorkomende wensen zijn verkoopfacturen vanuit je webshop of eigen systeem automatisch in Exact Online zetten, relaties gelijk houden en de betaalstatus terugzien in je eigen software.

Voordat er gebouwd wordt, kijk je wat de API toestaat:

• welke gegevens beschikbaar zijn en of je ze kunt lezen, schrijven of allebei;
• welke rechten de gekoppelde gebruiker in Exact Online nodig heeft;
• welke limieten er gelden voor het aantal verzoeken.

Stem ook de boekhoudkundige kant af met je boekhouder, zoals grootboekrekeningen, btw-codes en creditfacturen. Een koppeling die technisch werkt maar verkeerd boekt, levert later extra werk op.

Kan ik AFAS koppelen?

Ja, AFAS werkt met zogeheten connectoren via de API, en daarmee is koppelen in de meeste gevallen mogelijk. Met een connector bepaal je welke gegevens een koppeling mag ophalen en welke gegevens hij mag bijwerken.

In de praktijk betekent dat:

• de connectoren worden in AFAS ingericht, meestal door je eigen AFAS-beheerder of je AFAS-partner;
• de koppeling krijgt een eigen toegangssleutel met alleen de rechten die nodig zijn;
• je spreekt vooraf af welke gegevens heen en weer gaan, bijvoorbeeld relaties, medewerkers, projecten of facturen.

Net als bij andere pakketten geldt: eerst goed uitzoeken welke gegevens beschikbaar zijn en welke rechten nodig zijn, dan pas bouwen.

Kan ik Shopify koppelen?

Ja, Shopify heeft uitgebreide API's, waardoor koppelen met andere systemen meestal goed kan. Voorbeelden:

• voorraad gelijk houden met je magazijn of voorraadsysteem;
• bestellingen doorzetten naar je boekhouding of fulfilment;
• klantgegevens doorsturen naar je CRM;
• producten en prijzen beheren vanuit één centrale bron.

Kijk eerst of er in de Shopify App Store al een app is die doet wat je nodig hebt. Past die goed, dan is dat vaak de eenvoudigste route. Maatwerk is zinvol als geen enkele app aansluit op jouw situatie of op je eigen software. Let daarbij op de limieten van de API en gebruik webhooks voor gebeurtenissen zoals nieuwe bestellingen. Meer over webshops lees je bij e-commerce.

Kan ik mijn boekhouding koppelen?

Ja, de meeste online boekhoudpakketten hebben een API. Veelvoorkomende koppelingen zijn:

• facturen automatisch aanmaken vanuit je webshop, CRM of eigen systeem;
• betalingen verwerken en de status terugzetten;
• klanten en leveranciers in beide systemen gelijk houden.

Werk je met een ouder boekhoudpakket zonder API, dan is een periodieke export en import vaak een werkbaar alternatief.

Belangrijk bij elke boekhoudkoppeling:

• stem btw, grootboekrekeningen, afronding en creditnota's af met je boekhouder;
• test met een testadministratie als je pakket die biedt;
• zorg dat fouten zichtbaar worden, zodat een factuur die niet is doorgekomen niet ongemerkt blijft liggen.

Kunnen meerdere systemen met elkaar verbonden worden?

Ja. Stel je voor: een bestelling komt binnen via je webshop, wordt betaald via Mollie, moet als factuur in je boekhouding komen en de klant moet in je CRM. Dat zijn vier systemen die van elkaar moeten weten.

Als je elk systeem los aan elk ander systeem koppelt, wordt het snel onoverzichtelijk. Bij meer dan twee systemen is een centrale integratielaag vaak de betere keuze: één plek die de gegevensstromen regelt. Dat geeft:

• één plek voor de logica, dus minder dubbele regels;
• overzicht in logging, zodat je ziet wat er is doorgezet en wat niet;
• automatisch opnieuw proberen als een systeem even niet bereikbaar is;
• monitoring, zodat je een melding krijgt als er iets misgaat.

Spreek per soort gegeven af welk systeem leidend is. Is het CRM de bron voor klantgegevens, of de boekhouding? Zonder die afspraak ontstaan er vroeg of laat tegenstrijdige gegevens.

Wat kost een API-koppeling?

Dat hangt af van de systemen en wat de koppeling moet doen. Een eenvoudige koppeling in één richting is iets anders dan een tweerichtingssynchronisatie tussen vier systemen. Dit bepaalt de prijs:

• Aantal systemen dat verbonden moet worden.
• Richting: gaan gegevens één kant op, of moeten beide systemen elkaar bijwerken?
• Hoeveelheid en soort gegevens: alleen contactgegevens, of ook orders, producten, voorraad en facturen?
• Kwaliteit van de API en documentatie van de andere partij.
• Snelheid: direct bij elke wijziging, of periodiek op vaste momenten?
• Foutafhandeling en monitoring: wachtrijen, meldingen en logging.
• Bestaande gegevens: moet er eenmalig een grote hoeveelheid data worden overgezet?
• Onderhoud: API's van leveranciers veranderen, en de koppeling moet mee.

Houd er ook rekening mee dat sommige leveranciers zelf een abonnement of licentie vragen voor toegang tot hun API. Dat staat los van het bouwen van de koppeling.

Na een kennismaking krijg je van ons een vaste prijs vooraf. Op je aanvraag krijg je binnen 24 uur een eerste reactie. Meer achtergrond lees je in wat kost software, een website of AI.

Persoonlijk advies over jouw situatie

Wil je weten of jouw systemen te koppelen zijn en wat daarvoor nodig is? Plan een kennismaking. We kijken samen welke systemen je gebruikt, wat hun API's toestaan en welke route het meest logisch is. Je krijgt binnen 24 uur een reactie en één vast aanspreekpunt.