AI-telefoniste voor je bedrijf: nooit meer een gemiste oproep

Een AI-telefoniste neemt je telefoon op als jij of je team dat niet kan. Ze voert een gewoon gesprek met de beller, beantwoordt vragen vanuit jouw eigen informatie, plant afspraken in je agenda, verbindt door naar een collega als dat nodig is en zet een samenvatting van elk gesprek voor je klaar. Smoothware bouwt en levert zo'n AI-telefoonassistent met Dialupy, ons eigen platform voor AI voice agents, als onderdeel van onze AI-automatisering. We gebruiken het zelf elke dag, zodat wij ook geen oproep meer missen.

Wat doet een AI-telefoniste precies?

Een AI-telefoonassistent is geen keuzemenu met "druk op 1". De beller zegt gewoon wat hij wil, en de assistent reageert daarop. Wat ze voor je kan doen:

• Opnemen, ook buiten kantooruren. Avonden, weekenden, pauzes of als alle lijnen bezet zijn: er wordt altijd opgenomen, op de uren die jij instelt.
• Vragen beantwoorden. Openingstijden, prijzen, levertijden, parkeren, wat je wel en niet doet. Ze antwoordt vanuit een kennisbank die jij beheert.
• Afspraken inplannen. Gekoppeld aan je agenda biedt ze alleen tijden aan waarop je echt vrij bent, en de afspraak staat daarna aan beide kanten.
• Doorverbinden. Een klacht, een spoedgeval of een vraag die een mens nodig heeft, gaat naar het juiste teamlid.
• Meldingen vastleggen. Een storing, een terugbelverzoek of een supportvraag wordt helder genoteerd, met de gegevens die je nodig hebt om op te volgen.
• Alles op papier. Van elk gesprek krijg je een transcript en een samenvatting, en die kan rechtstreeks in je CRM.

Voor welke bedrijven is een AI-telefoonassistent handig?

Vooral voor bedrijven waar de telefoon belangrijk is, maar waar niemand er de hele dag naast kan zitten:

• Vakmensen en installateurs die op de bouwplaats of bij een klant staan als de volgende klant belt.
• Praktijken en salons met een vol spreekuur, waar bellen voor een afspraak de behandeling onderbreekt.
• Restaurants, waar reserveringen binnenkomen precies op de drukste momenten in de keuken en de zaal.
• Kleine teams waar de telefoon bij een paar mensen terechtkomt die ook ander werk hebben.
• Bedrijven met piekmomenten, bijvoorbeeld na een campagne of bij een storing, als iedereen tegelijk belt.

Waar het minder geschikt voor is: gesprekken waarin empathie het belangrijkste is, zoals een slecht-nieuwsgesprek of een boze klant met een ingewikkeld verhaal. Die horen bij een mens. De assistent herkent zo'n gesprek en verbindt door, of noteert dat je moet terugbellen.

Zo verloopt een gesprek

Een voorbeeld van een gesprek met de AI-telefoniste van een restaurant, zoals wij zo'n gespreksroute inrichten:

1. Opnemen en luisteren. De assistent meldt zich namens het restaurant, zegt eerlijk dat het een AI-assistent is en vraagt waarvoor de beller belt.
2. Wil iemand reserveren, dan vraagt ze naar de datum, het tijdstip, het aantal personen, een naam en een telefoonnummer, en leest ze de reservering ter controle voor.
3. Heeft iemand een vraag over openingstijden, de menukaart of parkeren, dan geeft ze antwoord en biedt ze daarna een tafel aan.
4. Wil iemand een medewerker spreken, bijvoorbeeld voor een groot gezelschap of een klacht, dan verbindt ze door.
5. Vraagt de beller halverwege iets anders, zoals "hebben jullie ook glutenvrij?", dan beantwoordt ze dat en gaat ze verder waar ze was, niet weer bij het begin.

Elke stap en elke afslag bepaal jij. De assistent kiest alleen uit de routes die je hebt ingericht, en je ziet per gesprek precies welke route er is gevolgd. Heb je een restaurant? Lees ook hoe we een website voor een restaurant bouwen met online reserveren en bestellen.

AI-telefoniste of een telefoonservice?

Een telefoonservice of callcenter met mensen is een prima keuze als je vooral gesprekken hebt die persoonlijke aandacht vragen. Een AI-telefoniste past beter als de meeste gesprekken op elkaar lijken: een afspraak maken, een vraag over openingstijden, een terugbelverzoek. Het verschil in het kort:

• Beschikbaarheid: de AI neemt op wanneer jij dat instelt, ook 's avonds en in het weekend, en ook als er meerdere mensen tegelijk bellen.
• Kennis van je bedrijf: de AI antwoordt vanuit jouw kennisbank en zegt het als ze iets niet weet, in plaats van te gokken.
• Directe verwerking: afspraken staan meteen in je agenda en gesprekken meteen in je CRM, zonder dat iemand een briefje hoeft over te typen.

Veel bedrijven combineren het: de AI-telefoniste vangt de eerste lijn op en mensen nemen het over waar dat waarde heeft.

Wat je zelf in de hand houdt

• Wat ze zegt. De assistent spreekt alleen vanuit de informatie die jij aanlevert. Weet ze iets niet, dan zegt ze dat en biedt ze aan dat iemand terugbelt.
• Wanneer ze opneemt. Alleen buiten kantooruren, alleen als je zelf niet opneemt, of altijd als eerste lijn.
• Waar gesprekken naartoe gaan. Naar welk teamlid, welke agenda en welk systeem.
• Welke taal. De assistent volgt de taal van de beller: wie Nederlands spreekt, krijgt Nederlands terug.

Over privacy maken we vooraf afspraken: welke gegevens er worden vastgelegd, hoe lang transcripts bewaard blijven en wie erbij kan. Jouw bellers en gegevens worden niet gedeeld met andere klanten. Lees meer over veiligheid, data en eigendom.

Zo zetten we je AI-telefoniste op

1. Kennismaking. We bespreken welke telefoontjes je krijgt, wat er nu blijft liggen en wat de assistent wel en niet moet doen. Je hoort binnen 24 uur van ons.
2. Kennisbank en gespreksroutes. We zetten jouw informatie en de routes per soort gesprek klaar: reserveren, vraag, doorverbinden, melding.
3. Koppelen. We sluiten je agenda en, als je dat wilt, je CRM aan, en stemmen af hoe je telefoonnummer wordt aangesloten op je huidige telefonie.
4. Testen. Jij en je team bellen zelf proef, en we schaven aan de antwoorden tot het klinkt zoals jouw bedrijf.
5. Live en bijsturen. Aan de hand van de transcripts zien we waar bellers vastlopen of wat ze vaak vragen, en vullen we de kennisbank aan.

Ook uitgaand bellen

Dialupy kan ook zelf bellen: leads nabellen, afspraken bevestigen of prospects benaderen met een voorstel. Je bepaalt hoeveel gesprekken per uur, op welke tijden en hoe vaak iemand opnieuw gebeld mag worden, zodat het netjes blijft.

Wat kost een AI-telefoniste?

Dat hangt af van het aantal gesprekken, het aantal gespreksroutes, de koppelingen met je agenda en CRM en of je ook uitgaand wilt bellen. Na de kennismaking krijg je een vaste prijs vooraf. Wil je liever ook een AI-assistent op je website of in WhatsApp? Kijk dan naar Smoothbot of lees hoe we een AI chatbot laten maken. Alle eigen producten staan op onze productpagina.