Excel vervangen door software op maat

Draait je planning, voorraad of offerte op een Excel-bestand dat steeds groter en kwetsbaarder wordt? Dan kun je Excel vervangen door software op maat: een webapplicatie die precies jouw proces volgt, waarin iedereen tegelijk met dezelfde actuele gegevens werkt en waarin fouten niet meer stilletjes doorrekenen. Smoothware bouwt die software op maat, op basis van de spreadsheet die je nu al gebruikt. Je krijgt vooraf een vaste prijs, en je gegevens gaan mee.

Je hoeft Excel daarbij niet weg te gooien. Voor een snelle berekening of een eenmalige analyse blijft het prima. Het gaat om het bestand waar je bedrijf op leunt.

Wanneer Excel je bedrijf gaat tegenhouden

Excel is vaak het begin van een goed proces. Iemand bouwt een lijst, voegt formules toe en ineens draait een hele afdeling erop. Het probleem ontstaat als het bedrijf groeit en het bestand meegroeit. Herken je een paar van deze signalen, dan is het tijd om verder te kijken:

• Er zijn meerdere versies in omloop. "Planning_definitief_v3_nieuw.xlsx" staat in de mail, op de server en op iemands laptop, en niemand weet zeker welke klopt.
• Eén persoon snapt het bestand. Is die collega op vakantie of vertrekt hij, dan durft niemand de formules aan te raken.
• Je typt dezelfde gegevens meerdere keren in. Van de mail naar Excel, van Excel naar de boekhouding, van de boekhouding weer terug.
• Een kapotte formule valt pas laat op. Een verschoven cel of overschreven formule rekent stil door, tot een offerte of factuur niet blijkt te kloppen.
• Je kunt niet zien wie wat heeft veranderd. Er is geen geschiedenis per regel en geen vastgelegde goedkeuring.
• Collega's onderweg kunnen er niet goed bij. Een groot spreadsheet op een telefoon invullen is geen pretje.
• Het bestand bevat persoonsgegevens die iedereen met toegang tot de map kan openen en kopiëren.

Standaardpakket, maatwerk of toch Excel houden?

Niet elk Excel-bestand moet maatwerk worden. Een eerlijke afweging:

• Blijf bij Excel als één persoon het bestand gebruikt, de gegevens niet bedrijfskritisch zijn en er weinig verandert.
• Kies een standaardpakket als je proces gangbaar is, bijvoorbeeld gewone facturatie of een eenvoudig CRM, en je bereid bent je werkwijze een beetje aan te passen aan het pakket.
• Kies software op maat als je spreadsheet jouw eigen rekenregels, uitzonderingen en werkwijze bevat die in geen enkel pakket passen, of als je meerdere systemen aan elkaar wilt laten werken.

Juist de bestanden die het moeilijkst te vervangen lijken, zijn vaak het meest waard: daar zit jouw manier van werken in, en dat is precies wat een standaardpakket niet kent. Twijfel je? Lees maatwerk of standaard software: wat past bij jouw bedrijf? In de kennismaking zeggen we het ook eerlijk als een bestaand pakket beter bij je past.

Wat komt er in de plaats van je spreadsheet?

Een webapplicatie: software die in de browser draait, op de computer, de tablet en de telefoon, zonder installatie. Wat er in Excel nu in tabbladen, kolommen en formules zit, wordt:

• Schermen en formulieren waarin je alleen kunt invullen wat klopt, met keuzelijsten en controles in plaats van vrije cellen.
• Vastgelegde rekenregels in plaats van formules die je per ongeluk kunt overschrijven. Je marges, toeslagen en kortingen rekenen elke keer op dezelfde manier.
• Rollen en rechten: een planner ziet iets anders dan een monteur, een klant of de directie.
• Een geschiedenis per regel: wie heeft wat wanneer veranderd, en waarom.
• Overzichten en dashboards die vanzelf bijwerken, zonder draaitabellen te verversen.
• Meldingen, bijvoorbeeld als een certificaat verloopt, een voorraad onder het minimum zakt of een offerte nog niet is opgevolgd.

Voorbeelden van Excel-bestanden die we vervangen

Planningen van mensen en materieel, offerte- en calculatiesheets, voorraad- en bestellijsten, urenregistratie, klant- en projectoverzichten, en registers van keuringen, certificaten of incidenten. Hoe zo'n systeem eruitziet, zie je bij online-ms, het QHSE-complianceplatform dat we bouwden: één omgeving voor wat bedrijven anders in losse bestanden en mappen bijhouden. Meer voorbeelden van klantportalen, dashboards en interne tools lees je bij webapplicatie laten maken.

Excel mag blijven waar het handig is

Wil je cijfers toch in een spreadsheet bekijken of doorsturen naar je accountant? Dan bouwen we een export naar Excel of CSV. En bestaande lijsten kun je importeren. Excel wordt zo een uitvoer, geen bron meer.

Zo zetten we je spreadsheet om naar software

Je huidige Excel-bestand is het beste startpunt dat er is. Het laat zien welke gegevens je bijhoudt, welke regels je hanteert en waar het misgaat. We werken in vier stappen:

1. Kennismaking en analyse. Je laat ons het bestand zien en vertelt wie het gebruikt en wat er nu misgaat. We lezen de formules als jouw bedrijfsregels en noteren de uitzonderingen die alleen in iemands hoofd zitten. Binnen 24 uur heb je een reactie op je aanvraag.
2. Plan en ontwerp. Je krijgt een ontwerp van de schermen, een planning en een vaste prijs, voordat er gebouwd wordt.
3. Bouwen in korte rondes. Je krijgt tussentijds werkende versies te zien, gevuld met jouw eigen gegevens. Zo zie je meteen of de software echt werkt zoals jij werkt, en stuur je bij voordat alles af is.
4. Overstappen en verder groeien. We zetten je gegevens over, schonen dubbele en lege regels op en controleren de uitkomsten tegen je oude bestand. Waar dat verstandig is, draaien Excel en de nieuwe software even naast elkaar, zodat je zeker weet dat alles klopt. Daarna houden we de software veilig en up-to-date.

Meer over het verloop lees je in hoe een softwaretraject werkt.

Koppelingen: nooit meer overtypen

Veel spreadsheets bestaan alleen omdat systemen niet met elkaar praten. Orders komen uit de webshop, klantgegevens staan in het CRM en facturen in de boekhouding, en Excel is de lijm ertussen. Met een koppeling via een API halen we die stap weg: gegevens worden één keer ingevoerd en stromen daarna door naar waar ze nodig zijn. Lees hoe dat werkt in software koppelen via een API.

Zit er veel vrije tekst in je proces, zoals aanvragen per mail die iemand in een lijst overneemt? Dan kan AI die berichten lezen en de velden alvast invullen, met een medewerker die controleert. Daarover meer bij AI-automatisering en in onze gids bedrijfsprocessen automatiseren.

Wat kost het om Excel te vervangen door software?

Dat hangt af van wat er in je bestand gebeurt, niet van hoe groot het is. De grootste prijsbepalers:

• het aantal processen en schermen dat de software moet ondersteunen;
• hoeveel rekenregels en uitzonderingen er in je formules zitten;
• het aantal gebruikersrollen en wie wat mag zien;
• koppelingen met je boekhouding, CRM, webshop of andere pakketten;
• hoe rommelig je huidige data is en hoeveel er overgezet moet worden.

Je kunt het budget sturen door te beginnen met het deel waar je de meeste tijd of fouten verliest, en de rest later toe te voegen. Na de kennismaking krijg je een vaste prijs vooraf. Lees meer over wat software op maat laten maken kost.