Software op maat laten maken: wat bepaalt de kosten?

Wat software op maat laten maken kost, hangt af van hoeveel werk er nodig is. Een eenvoudige interne tool voor één afdeling is iets heel anders dan een platform waar klanten, medewerkers en leveranciers in werken. De prijs wordt vooral bepaald door het aantal functies en uitzonderingen, de gebruikersrollen, de koppelingen met andere systemen, het overzetten van bestaande data, het ontwerp en het onderhoud. Bij Smoothware krijg je na een gratis kennismaking een vaste prijs vooraf, zodat je weet waar je aan toe bent voordat er gebouwd wordt. Hieronder lees je wat de kosten bepaalt, waar je geld per fase naartoe gaat en hoe je het budget zelf in de hand houdt.

Meer over wat we bouwen en hoe we werken lees je op onze pagina over software op maat.

Waarom er geen standaardprijs voor maatwerk bestaat

Twee projecten met dezelfde naam kunnen totaal verschillen. Het ene "klantportaal" laat klanten alleen hun facturen downloaden. Het andere laat ze orders plaatsen, documenten ondertekenen en de status van een opdracht volgen, gekoppeld aan de boekhouding en het CRM. Beide heten klantportaal, maar het tweede is vele malen meer werk.

Software op maat kost dus geen bedrag per stuk, maar wat er nodig is om jouw proces goed in software te vertalen. De techniek is daarbij zelden de grootste post. Het werk zit in het uitzoeken en vastleggen van jouw regels en uitzonderingen, en in het bouwen en testen daarvan. Daarom noemen we op deze pagina geen bedragen: elk bedrag zonder jouw situatie erbij zou je op het verkeerde been zetten.

De factoren die de kosten van software op maat bepalen

1. Functies, schermen en uitzonderingen

Elk scherm, elk formulier en elke stap in je proces moet ontworpen, gebouwd en getest worden. Vooral uitzonderingen tellen: "normaal gaat het zo, behalve bij klanten in het buitenland, of als de order boven een bepaald bedrag komt". Hoe meer van dat soort regels, hoe meer werk.

2. Gebruikersrollen en rechten

Een beheerder, een medewerker en een klant zien elk iets anders en mogen elk iets anders. Elke extra rol brengt eigen schermen, rechten en testwerk mee.

3. Koppelingen met andere systemen

Gegevens uitwisselen met je boekhouding, CRM, webshop, planning of een betaalprovider bespaart je later veel overtypen, maar kost bij de bouw tijd. Hoeveel, hangt ook af van de andere partij: is er een goed gedocumenteerde API of niet? Lees meer in software koppelen via een API.

4. Bestaande data overzetten

Komen je gegevens uit een oud systeem of uit Excel, dan moeten ze worden overgezet, opgeschoond en gecontroleerd. Nette data scheelt werk; vervuilde data met dubbele klanten en lege velden kost meer. Werk je nu vooral in spreadsheets? Lees hoe we Excel vervangen door software.

5. Ontwerp

Een strakke, functionele interface op basis van bewezen onderdelen is sneller klaar dan een volledig eigen vormgeving. Voor een interne tool is het eerste vaak genoeg; voor software die je klanten gebruiken, loont meer aandacht voor het ontwerp.

6. Beveiliging en eisen

Verwerk je persoonsgegevens, financiële of medische informatie, dan komen daar eisen bij: tweestapsverificatie, vastleggen wie wat heeft ingezien, bewaartermijnen. Hoe gevoeliger de gegevens, hoe meer zorg dat vraagt. Lees meer over veiligheid, data en eigendom.

7. Web, app of allebei

Een webapplicatie werkt in de browser op elk apparaat. Een app in de App Store en Google Play vraagt extra werk voor publicatie en updates. Wat een app kost, lees je in wat kost een app laten maken.

Waar je geld per fase naartoe gaat

Een softwaretraject bij Smoothware verloopt in vier stappen. Zo zie je waar de kosten zitten:

1. Kennismaking (gratis). Je vertelt wat er nu misgaat en wat je wilt bereiken. Wij stellen vragen en denken mee over wat wel en niet nodig is. Je hoort binnen 24 uur van ons.
2. Plan en ontwerp. We werken uit wat de software moet doen, voor wie en met welke systemen. Je krijgt een ontwerp, een planning en de vaste prijs, voordat er een regel code wordt geschreven.
3. Bouwen in korte rondes. Het grootste deel van het werk. Je ziet tussentijds werkende versies en stuurt bij, zodat er geen tijd gaat zitten in iets wat je achteraf niet wilt.
4. Live en doorgroeien. Na testen op computer, tablet en telefoon gaat de software live. Daarna horen hosting, updates, back-ups en monitoring bij de service, en breid je uit wanneer je wilt.

Hoe dat in de praktijk verloopt, lees je in hoe een softwaretraject werkt.

Hoe we tot een vaste prijs komen

Een vaste prijs werkt alleen als vooraf duidelijk is wat erin zit. Daarom leggen we in het plan vast:

• welke functies en schermen in de eerste versie zitten, en wat bewust voor later is;
• welke koppelingen er worden gebouwd en welke data er wordt overgezet;
• wat er na oplevering bij onderhoud en support hoort;
• de planning en wat er van jouw kant nodig is, zoals snelle feedback op tussentijdse versies.

Wil je onderweg iets toevoegen dat niet in de afspraak stond? Dan bespreken we eerst wat dat betekent voor prijs en planning, en bouwen we het pas als jij akkoord bent. Zo komen er achteraf geen verrassingen.

Zo houd je de kosten van maatwerk in de hand

• Begin klein. Bouw eerst een eerste werkende versie met alleen wat je elke dag nodig hebt. Wat je daarna echt mist, weet je pas als je ermee werkt.
• Beschrijf het probleem, niet de oplossing. Vertel wat er nu tijd kost of misgaat. Vaak blijkt er een eenvoudigere oplossing te zijn dan de lijst met wensen doet vermoeden.
• Gebruik standaard waar het kan. Inloggen, betalen of e-mail versturen hoeft niet opnieuw uitgevonden te worden.
• Maak onderscheid tussen moeten en willen. Zet per wens of het "moet erin" of "zou mooi zijn" is.
• Zorg voor één beslisser. Snelle, duidelijke feedback op tussentijdse versies scheelt rondes.

Kosten na oplevering: onderhoud en doorontwikkeling

Software is nooit helemaal af. Na livegang zijn er doorlopende kosten voor hosting, updates van de software en de onderdelen eronder, beveiliging, back-ups, monitoring en support. Daarnaast kies je zelf of en wanneer je nieuwe functies laat bouwen.

Vergelijk je maatwerk met een standaardpakket, kijk dan naar de totale kosten over een paar jaar. Bij een pakket betaal je meestal een abonnement per gebruiker, en vaak ook voor de tijd die je team kwijt is aan werken om het pakket heen. Bij maatwerk betaal je vooral voor bouwen en onderhoud. Welke van de twee voordeliger is, verschilt per situatie. Lees maatwerk of standaard software: wat past bij jouw bedrijf? Heb je al software die verouderd is? Dan kan moderniseren goedkoper zijn dan opnieuw bouwen; zie bestaande software overnemen of moderniseren.

Wil je ook de kosten van een website, webshop of AI-oplossing vergelijken? Die staan in wat kost software, een website of AI laten maken? Wat we eerder bouwden, zie je bij onder andere online-ms en Smoothfunnels.